Hinweis Eventagentur

Damit Ihnen die Entscheidung für die Wahl der richtigen Eventagentur etwas leichter fällt, haben wir hier 10 wichtige Regeln für Ihre Unterstützung aufgelistet:

So finden Sie Ihre Marketing-Eventagentur - Zehn Regeln für den idealtypischen Ablauf einer Wettbewerbspräsentation:

  1. Es empfiehlt sich für den Eventtreibenden, neben der Wettbewerbs-Präsentation die anderen Möglichkeiten der Agenturauswahl sorgfältig zu prüfen. Workshops, Agenturpräsentationen oder Leistungsscreenings sind in der spezifischen Situation möglicherweise angemessener und kostensparender.
  2. Entscheidet er sich für eine Wettbewerbspräsentation, ist eine Vorauswahl von fünf Agenturen empfehlenswert. Absolutes Maximum sind acht Marketing-Eventagenturen auf einer Long-List.
  3. Durch geeignete Verfahren (z.B. Agenturpräsentation in den Räumen der Agentur) empfiehlt sich die Herausbildung einer Shortlist mit drei Agenturen.
  4. Die Agenturen der Shortlist erhalten ein Briefing für das zu erarbeitende Projekt. Das Briefing sollte möglichst ausführlich schriftlich fixiert sein, Veränderungen sollten allen Agenturen zeitgleich mitgeteilt werden. Jede Agentur erhält die gleichen Möglichkeiten für Rückfragen, Rebriefings erfolgen für alle Agenturen möglichst identisch. Nur so ist es möglich, dass vergleichbare Konzepte präsentiert werden, mittels derer man sich dann für eine langfristige Zusammenarbeit mit einer Agentur entscheidet.
  5. Eine andere Alternative, um eine Agentur kennen zu lernen: Man lädt jede Agentur zu einem ein- bis zweitägigen Workshop ein. Vorteil dieses Verfahrens: Man lernt die Menschen und das kreative Potential, das in einer Agentur steckt, authentisch kennen.
  6. Das Honorar für die Präsentation des individuellen Konzepts sollte sich am Leistungsaufwand (Größe des Projekts und Detaillierungsgrad) orientieren. Allen Agenturen sollte das gleiche Honorar gezahlt werden. Gleiches gilt für die Workshops.
  7. Die einzelne Agentur sollte für die Vorbereitung einer Präsentation mindestens vier Wochen, für eine strategisch-kreative Präsentation möglichst sechs bis acht Wochen Zeit erhalten.
  8. Es hat sich bewährt, wenn für die eigentliche Präsentation ausreichend Zeit besteht (mindestens zwei Stunden pro Agentur) und wenn die Entscheidungsträger persönlich anwesend sind.
  9. Zwischen Auftraggeber und Agentur sollte Vertraulichkeit mit den Daten des Auftraggebers und Nicht-Weitergabe der Nutzungsrechte bei Agenturen, deren Präsentationen nicht akzeptiert werden, vereinbart werden.
  10. Es hat sich bewährt, wenn der Auftraggeber alle beteiligten Agenturen möglichst am gleichen Tag informiert und mit der beauftragten Agentur abstimmt, wer in welcher Weise die Fachpresse informiert.


Quelle: Forum Marketing-Eventagenturen